cómo facilitar el trabajo en casa y aumentar tu productividad

Usualmente, la parte más difícil del trabajo en casa es la organización. Y si estás acá, probablemente ya lo sabes.

Es común que en nuestro hogar nos cueste más establecer un horario, pues no tenemos horas de entrada ni salida, ni mucho menos una oficina a la que llegar. Y todo eso sin mencionar que también somos más propensos a procrastinar.

Por esa razón, hemos recopilado una serie de consejos y herramientas útiles para aumentar tu productividad en casa y organizarte como un profesional.

¡Toma nota!

¿Por qué la organización es importante para el trabajo en casa?

¿Alguna vez te ha tomado por sorpresa un deadline que no recordabas o has dejado todo para última hora?

Si la respuesta es sí, no te preocupes, a la mayoría de nosotros nos ha pasado.

Tener una estructura de trabajo es indispensable para cualquier oficio. Sobre todo cuando estás por tu cuenta y trabajas a distancia.

Piénsalo así: sin una organización adecuada ni disciplina, es prácticamente imposible separar tu vida personal de tu vida laboral. Y es ahí donde está el problema.

Entonces, ¿cómo resolvemos esto? Vamos poco a poco:

Consejos básicos para aumentar tu productividad

En primer lugar, para aumentar tu productividad, debes enfocarte en darle orden a tu mente.

Como sabemos que eso no es tan sencillo como suena, aquí te dejamos algunas recomendaciones esenciales para empezar:

1. Ten un espacio de trabajo adecuado

Aunque podríamos trabajar en la mesa de la cocina, sentados en el sofá o incluso en la cama, estos espacios no son los más aptos. Necesitamos un área que sea solo de trabajo.

Afortunadamente, no tiene que ser algo demasiado elaborado. Una buena iluminación, un escritorio y una silla apropiada pueden ayudarnos mucho más de lo que pensamos.

Tener un espacio destinado al trabajo en casa nos hace más productivos y menos propensos a distraernos.

2. Establece un horario

Para muchos, esto puede ser una de las cosas más difíciles de lograr, pero no tiene que ser algo particularmente estricto.

En principio, debes definir cuántas horas diarias dedicarás a tu trabajo. Después, ya con eso claro, fija un horario que te resulte cómodo y que te permita enfocarte en lo que debes hacer. No necesariamente debe ser el mismo todos los días; puedes ser flexible mientras seas responsable.

Importante: no te sobre exijas. Hacer pausas y estirar el cuerpo es igual de valioso que cumplir con nuestros objetivos laborales.

3. Minimiza los elementos distractores

Aunque a veces pensamos que podemos hacer varias cosas simultáneamente, o que podemos mantener una conversación por WhatsApp mientras trabajamos, lo mejor es estar enfocados en un solo objetivo a la vez.

Entonces, para llevar el trabajo en casa en paz, elimina los elementos distractores en la medida de lo posible y no mezcles responsabilidades.

Aplicaciones como Human Mode, BreakFree y Focal Filter te permiten limitar las horas que pasas en internet o usando el teléfono. Incluso, en el caso de BreakFree, te avisa cuando pasas demasiado tiempo en alguna aplicación.

4. Establece un método de organización

Un método de organización puede ser una lista de pendientes, una pizarra, una agenda, aplicaciones móviles o incluso alarmas en tu celular que te permitan organizar tus tareas diariamente.

Ten en cuenta deadlines, tiempo estimado que te tomará realizar distintas tareas, pasos a cumplir para cada una y el tiempo real con el que cuentas en tu día para ello.

Sin embargo, recuerda que no existe una fórmula mágica; debes encontrar el método que a ti te funcione. Si no sabes por dónde empezar, más adelante te mostraremos algunas opciones.

5. Desglosa cada objetivo en tareas

¿Quién no ha pospuesto un objetivo o proyecto porque parece muy complejo de lograr? Esta es una de las principales razones por las que esperamos al último minuto para sentarnos a trabajar.

Para evitar esa parálisis y ansiedad con el trabajo pendiente, lo mejor que podemos hacer es dividirlo en tareas más pequeñas. Esto nos permite concentrarnos solo en lo que tenemos frente a nosotros. Es como ver una receta paso a paso.

Herramientas de organización para facilitar el trabajo en casa

Ya hablamos de consejos, simples pero efectivos, que pueden ayudarnos a ser más productivos en nuestro día a día. Ahora, te mostraremos algunas herramientas que pueden facilitar la organización, haciendo cualquier tarea mucho menos abrumadora.

Algunas personas prefieren escribir las cosas a mano, pues de esa manera las recuerdan mejor.  Existen muchas formas de hacerlo, así que aquí te mencionamos las más populares.

Herramientas manuales

1. Calendarios

Tener un calendario en un espacio visible, donde puedas ver las semanas, anotar los deadlines y objetivos del día puede ser muy útil para tener una vista general de todos tus proyectos.

Igualmente, esa vista general te permitirá identificar en qué necesitas invertir más tiempo diariamente para cumplir con tu trabajo en casa.

Sin embargo, un calendario por sí solo puede ser insuficiente. Lo más recomendable es combinarlo con alguna de las otras estrategias de organización que te presentamos aquí.

2. Agendas

Las agendas permiten ver no solo el mes, sino también anotar información importante como números telefónicos, cumpleaños, citas y demás. Probablemente parezca un poco anticuado, pero es perfecto para tener todo en un mismo sitio.

También, como tienes bastante espacio para cada día, puedes anotar con más detalle lo que necesitas hacer y toda la información que consideres pertinente. Es un complemento ideal para los calendarios.

3. Listas de tareas

Puedes hacerlas en tu agenda, en un bullet journal, en una pizarra, o con post-its. Tener una lista de tareas ayuda a visualizar el volumen de trabajo que tenemos entre manos.

Puedes organizarlas por prioridad, fecha de entrega o con el sistema que más te ayude a estructurar tus horas de trabajo en casa.

Además, es muy satisfactorio ver cómo la lista se va reduciendo a medida que completas tareas.

4. Bullet journal

Un bullet journal cumple las mismas funciones de una agenda, pero en este caso lo haces tú mismo desde cero. Para comenzar sirve cualquier cuaderno: de líneas, cuadros, puntos u hojas en blanco.

Allí puedes organizar meses, semanas y días de la manera que sea más cómoda para ti. También puedes agregar la vista mensual tipo calendario si lo deseas. Asimismo, puedes incluir colecciones como el Log anual, donde dejas un espacio para cada mes del año y anotar los proyectos futuros.

El lado positivo del bullet journal es que es una agenda que puedes hacer completamente personalizada y a tu gusto. Eso sí, para armarlo debes invertir más tiempo y esfuerzo que en las otras herramientas manuales.

Por otro lado, las decisiones sobre los colores, secciones y métodos de organización dependen enteramente de lo que tú prefieras. Si te interesa saber más sobre cómo hacer un bullet journal, aquí te dejamos este video explicativo.

Herramientas digitales

Existe una lista prácticamente infinita de aplicaciones dedicadas a organización, creación de hábitos y productividad que pueden ayudarte a organizar tu flujo de trabajo en casa… y toda tu vida.

Estas son las mejores y más utilizadas:

1. Trello

Esta aplicación funciona tanto para tu trabajo individual como para proyectos grupales. De interfaz amigable y accesible, permite priorizar tareas, establecer tu rutina de trabajo y también separar tus proyectos.

La app funciona con tableros donde puedes incluir tarjetas de contenido con listas, recordatorios y demás para visualizar todos los elementos que componen un proyecto. Estos tableros pueden ser personales o grupales.

2. Todoist

Todoist es un gestor de tareas que puedes usar en múltiples plataformas. Funciona para iOS, Android, Windows y hasta Linux. También cuenta con extensiones para Chrome, Safari y Firefox, además de que puedes asociarla a muchísimas más aplicaciones para llevar un control completo de tus responsabilidades.

En palabras simples, esta aplicación te permite ordenar tus tareas por proyectos a los que puedes agregar subproyectos y subtareas. Por su parte, la interfaz es limpia, sencilla y cuenta con el beneficio de clasificar los objetivos para aumentar la productividad del usuario.

Al igual que Trello, puedes usar Todoist para metas individuales o trabajos en equipo.

3. Habitica

Esta app te ayuda a crear hábitos y convierte tus logros en un juego, por lo que es una de las más usadas por jóvenes y adultos amantes de los videojuegos.

En Habitica cuentas con un avatar que va evolucionando a medida que cumples con tus metas y creas nuevos hábitos. Por ello, es ideal para crear hábitos de organización y llevar registro de tus objetivos personales.

4. Any.do

Esta aplicación te permite gestionar tu lista de tareas diarias. Puedes agregar citas, listas de compras, tareas, entregas. También, puedes postergar, reprogramar, poner alarmas o eliminar aquellas tareas terminadas.

Es perfecta para programar reuniones o fechas de entrega de proyectos.

5. Google Task y Google Calendar

Hoy en día, ya todos estamos familiarizados con Google y cómo ha generado una respuesta o aplicación para cualquier necesidad. La organización no es la excepción.

Google Calendar es excelente para planificarte, pues te permite hacer bloques de horarios con las actividades que deseas hacer, así como configurar las alarmas que creas necesarias.

Por otro lado, a través de Google Task podemos crear tareas, listas y recordatorios que automáticamente se sincronizan con nuestro calendario de Google.

Para finalizar…

Hay muchísimos métodos de organización para facilitar el trabajo en casa. Ya seas de los que prefieren escribir a mano o de los que llevan su vida entera en digital, siempre encontrarás opciones para aumentar tu productividad y crear tu propio flujo de trabajo.

Recuerda: no tienes que elegir un solo método. Más bien, la parte divertida viene de poder combinar y experimentar hasta encontrar lo que funcione mejor para ti.